Una dintre cele mai importante responsabilități pe care le are o întreprindere mică este să -și plătească angajații cu exactitate și la timp.
În trecut, efectuarea salarizării a fost un proces meticulos care a impus personalului HR să urmărească foile de timp ale angajaților, să calculeze ore suplimentare sau să convertească minute în ore.
Au fost cheltuite timp și resurse valoroase pentru a se asigura că au fost respectate legi și că lucrătorii au fost plătiți corect.
Deși unii continuă să folosească metode tradiționale pentru a urmări orele și pentru a efectua salarii, alții au adoptat o abordare mai modernă.
Sistemele de participare la timp permit lucrătorilor să -și introducă și să -și gestioneze propriile ore, eliminând povara angajatorului.
Prin eficientizarea procesului de prezență, întreprinderile au economisit bani, o productivitate crescută și respectarea îmbunătățirii legilor muncii.
Iată totul pentru a ști despre ceasurile de timp ale angajaților și modul în care organizațiile le pot folosi în beneficiul lor.
Ce este un ceas de timp al angajaților?
Un sistem de ceasuri pentru angajați este undispozitivAcest lucru înregistrează orele de început și de sfârșit pentru angajații pe oră la locul de muncă. În funcție de tipul de software de urmărire a timpului, lucrătorii pot să pună în evidență o aplicație de ceas de timp sau pe o consolă la locul de muncă.
Punch - în date este integrat automat cu un sistem software de salarizare utilizat de personalul HR pentru a plăti angajații pentru ore lucrate. Scopul software -ului timpului de ceas este de a urmări și documenta electronic prezența pentru a menține precizia salarizării.
Există cinci tipuri diferite de ceasuri de timp, inclusiv -
1. Ceasuri de card de pumn
Angajații introduc o carte de hârtie într -o mașină la sosirea și părăsirea de lucru. Mașina ștampila data și ora pe card pentru a indica un timp de pornire și sfârșit.
Datorită simplității lor, aceste ceasuri sunt implementate cel mai frecvent de întreprinderile mici care nu angajează lucrători la distanță.
2.Ceas digital
Cu un ceas de timp digital, în loc să injecteze o carte de pumn, muncitorii glisează o carte cu o bandă magnetică printr -o mașină. Mașina urmărește automat pumnul - în data și ora pentru utilizarea ulterioară de către personalul de salarizare.
Un touchpad electronic este un alt tip de ceas digital care nu necesită angajații să țină pe o carte. În schimb, lucrătorii pun un cod personal într -o mașină care salvează automat pumnul - în date.
3. Software de stație de timp
Software -ul stației de timp permite lucrătorilor să intre și să iasă printr -un computer. Angajații utilizează un computer specific pentru toate pumnul - ins.
Sau întreprinderile pot integra software -ul cu un computer personal pentru a permite angajaților să intre în timp la stațiile de lucru individuale.
Un beneficiu pentru software -ul stației de timp este faptul că datele de timp pot fi integrate cu un sistem software de salarizare, ceea ce face mai ușor efectuarea de salarizare mai târziu.
4. Ceasuri de amprente
Ceasurile de timp biometrice identifică o persoană prin trăsături umane individuale, cum ar fi o amprentă.
Angajații și -au pus degetul pe un scaner care identifică persoana prin potrivirea vârfului degetului cu o imagine stocată pre - într -o bază de date. Dacă există o potrivire exactă, mașina de ceas timp scoate un sunet de mulțumire.
Ceasurile biometrice ale amprentei digitale împiedică perforarea amicilor sau frauda, deoarece o amprentă este imposibil de duplicat.
Un alt beneficiu este că angajații nu mai trebuie să -și facă griji cu privire la amintirea unui cod sau uitarea accidentală a cardului de pumn acasă. Este dificil să uiți o parte a corpului!
5. Ceasuri de pumn de mână
Un ceas de pumn de mână este o altă formă a unui sistem de autentificare biometrică. În loc de o amprentă, aceste tipuri de ceasuri folosesc palma unei mâini pentru a autentifica identitatea lucrătorului.
Un scaner se potrivește cu o porțiune a palmei la o imagine de bază de date pre - pentru a verifica lucrătorul. Ca și ceasurile de amprente, aceste tipuri de dispozitive sunt de asemenea utile pentru a preveni perforarea și frauda amicului.
De ce sunt importante ceasurile de timp?
Muncitori care utilizează undispozitiv de cronometrareau o reprezentare exactă a momentului în care începe și se termină ziua lor.
Angajatorii vor ști exact când un membru al echipei se va datora pentru prânz sau o pauză, iar când se presupune că se va întoarce. Acest lucru asigură că membrii echipei nu li se cere să lucreze mai mult decât trebuie.
Un sistem software de timp eficient se asigură, de asemenea, că toată lumea funcționează atunci când se presupune că este. Managerii pot utiliza Punch - în date ca dovadă pentru a se confrunta cu cei care întârzie în mod constant sau iau prânzuri excesiv de lungi. Acest lucru va ajuta la maximizarea nivelului de productivitate și eficiență în timp.
CLOCK - în date este integrat automat cu un sistem software, ceea ce face mult mai simplu pentru funcționarii HR să efectueze salarii. Integrarea salarizării facilitează respectarea legilor muncii, deoarece există date care să demonstreze că angajații lucrează numărul corect de ore și sunt plătiți în consecință.
Cum sunt benefice ceasurile de timp?
Ceasurile de timp oferă mai multe beneficii întreprinderilor, inclusiv -
1. Economisește timp și bani
Colectează automat date și efectuează calcule - Deoarece Punch - în date este colectat și calculat automat, personalul HR petrece mai puțin timp verificând ore și sortând prin foi de timp.
Oferă mai puțin spațiu pentru eroarea umană - convertirea manuală a minuților în ore și estimarea orei suplimentare este un proces meticulos ușor de calculat greșit.
Calculele inexacte costă întreprinderile până la 7% din costurile generale de salarizare. Acest lucru are ca rezultat, de asemenea, mai multă muncă pentru a modifica greșeala într -un salariu ulterior.
Software -ul de ceas timp elimină oportunitățile de eroare umană și economisește bani prin efectuarea automată a tuturor calculelor necesare.
Minimizează frauda
Angajații nu mai pot cere unui prieten să -i croiască pentru ei atunci când utilizează un dispozitiv de ceas timp. Un software de cronometrare se integrează cu GPS pentru a se asigura că lucrătorii sunt acolo unde trebuie să fie atunci când se lovește.
Acest lucru va economisi, de asemenea, bani, asigurând că întreprinderile plătesc exact ceea ce le datorează persoanei corecte.
Facilitează urmărirea costurilor forței de muncă
Întreprinderile pot vedea care angajați lucrează cel mai mare număr de ore și ce domenii ale forței de muncă sunt cele mai scumpe.
Software -ul timpului de ceas arată, de asemenea, cine utilizează cele mai multe ore suplimentare pentru a finaliza munca și modul în care aceste costuri se acumulează și se compară cu standardele industriei.
Întreprinderile pot lua decizii mai informate cu privire la angajarea mai multor lucrători sau să se confrunte cu un angajat care este mai puțin productiv decât ar trebui să fie.
2. Crește productivitatea și angajarea angajaților
Ceasurile de timp îmbunătățesc, de asemenea, nivelurile de productivitate și eficiență, maximizând în același timp moralul angajaților. Există mai multe motive pentru aceasta, cum ar fi -
Angajatorii au acces imediat la datele de salarizare - Dispozitivele de cronometrare oferă întreprinderilor acces instantaneu la date și rapoarte care demonstrează întârziere repetată sau absențe excesive.
Rămânând informat, este mai ușor să abordați problemele de prezență și să creșteți productivitatea.
Managerii pot preveni absentismul
Absenteismul provoacă întreruperi constante în fluxul zilei - la operațiuni de zi -. Ceasurile de timp facilitează angajatorii să urmărească lucrătorii care tind să sune în mod regulat. Angajatorii pot lucra cu acești indivizi pentru a preveni și minimiza absențele viitoare.
Ceasurile de timp ajută la îmbunătățirea culturii companiei
Când există un flux de angajați care pleacă de la muncă, există o presupunere că conducerea este laxă. Personalul își va lua slujba mai puțin în serios și nu -și face griji cu privire la apelul bolnavului.
Ceasurile de timp facilitează abordarea problemelor de prezență și reducerea absenteismului, contribuind la îmbunătățirea moralului. Acest lucru va scădea problemele de prezență, îmbunătățind în același timp nivelul de productivitate.
Care sunt regulile ceasului de timp al angajaților?
Legea privind standardele de muncă echitabile(FLSA) autorizează un set de reguli pentru orele angajaților, orele suplimentare și plata. Iată reglementările și regulile importante de urmat -
1. Timp de urmărire
FLSA permite angajatorilor să urmărească timpul în orice mod doresc, atâta timp cât înregistrările sunt corecte. Opțiunile includ -
Biometric ceas -Orice metodă care folosește un scaner biometric pentru a urmări pumnul - în datele fiecărui lucrător
Aproximitate Clocking -Un sistem care utilizează diverse metode, cum ar fi cărțile de pumn sau ecusoanele de identificare pentru a gestiona timpul angajaților
PC Clocking -Angajații pot folosi software pentru a -și înregistra timpul pe un computer personal
SMS Clocking -Acest lucru oferă o modalitate de a face ceasuri prin mesagerie text
2. Rotunjind
FLSA permite angajatorilor să rotunjească numărul de minute ale angajaților, mai degrabă decât să înregistreze numărul exact de minute funcționate.
Întreprinderile pot măsura timpul în 10 minute și apoi se pot rotunji sau în jos, în funcție de cât de aproape este numărul de creșterea urmărită.
De exemplu, dacă o persoană a lucrat 7 ore și 58 de minute, 58 s -ar rotunji până la 60. Acest lucru înseamnă că angajatul a lucrat în total 8 ore.
3. Regulamentul de 7 minute
Majoritatea întreprinderilor urmăresc timpul în intervale de 10 până la 15 minute. Pentru creșteri de 15 minute, 7 minute este reducerea. Timp de 8 sau mai multe minute, angajatorul s -ar rotunji.
De exemplu, dacă lucrează 4 ore și 6 minute, angajatorul poate rotunji până la 4 ore lucrate. Dacă lucrează 4 ore și 12 minute, angajatorul poate rotunji până la 4 ore și 15 minute.
De ce sunt importante regulile ceasului de timp ale angajaților?
Implementarea regulilor eficiente de cronometrare este esențială pentruconformcu legi și reglementări de stat și federale. Utilizarea unui ceas de timp va reduce la minimum șansa de a încălca una dintre aceste reguli.
Angajații non - sunt cei care lucrează pe un program pe oră. Întreprinderile sunt obligate să -și urmărească orele și pauzele și să le compenseze pentru orice ore suplimentare lucrate.
Deoarece angajații care nu sunt neexecutați lucrează o varietate de ore, utilizarea unui dispozitiv de cronometrare ajută la gestionarea cu exactitate a timpului.
Verificați pentru a vedea dacă statul a adoptat legi de planificare predictivă care impun întreprinderilor să dea o notificare avansată cu privire la orice modificări ale programelor către angajații non - scutiți.
De asemenea, este esențial să vă asigurați că un sistem de cronometrare bun este în vigoare, deoarece modificările programului pot face mai dificilă urmărirea manuală a timpului.
Oreți non - Exempt angajații au dreptul să plătească în anumite state dacă sunt la apel -. A fi la apel - înseamnă că un angajat este disponibil pentru muncă și așteaptă ca angajatorul să -l contacteze.
În anumite state, acestea pe lucrătorii de apel - sunt compensați chiar dacă nu sunt chemați la muncă. Poate fi dificil pentru personalul de resurse um
Implementarea unui sistem de ceasuri de timp ajută la respectarea oricăror reglementări de stat, deoarece pe - lucrătorii de apel pot gestiona pur și simplu timpul propriu prin telefonul mobil sau computerul personal.
Regulile FLSA dictează că lucrătorii care nu au un efect nu au dreptul la plata orelor suplimentare, care este echivalentă cu sau mai mult de 1 și de câte ori plata lor normală, dacă lucrează mai mult de 40 de ore pe săptămână.
Întreprinderile sunt responsabile de asigurarea angajaților care nu sunt plătiți ore suplimentare cu exactitate. Utilizarea unui ceas de timp pentru a gestiona orele suplimentare va scoate presiunea personalului de resurse umane și va împiedica încălcarea legilor muncii.
Cum să gestionați timpul și prezența angajaților
Iată cele mai bune practici pentru gestionarea timpului angajaților și a prezenței la locul de muncă -
1. Cercetare probleme de absentism
Determinați care există probleme de absentism, de ce există și cele mai bune soluții pentru a rezolva orice probleme recurente.
Efectuați o abordare holistică care examinează perforarea istorică - în date, zone cu probleme specifice și departamentele care au cele mai mari niveluri de absentism.
2. strategie pentru a reduce absentismul
Odată ce cauza principală a absenteismului este cercetată și analizată, a adoptat strategii pentru combaterea problemei. Iată cele mai bune practici -
Luați măsuri disciplinare- Instruiți departamentul HR să monitorizeze absentismul și să adopte măsuri disciplinare acolo unde este necesar.
Necesită verificarea bolii- După 2 zile, solicitați lucrătorilor să arate o notă a medicului pentru a verifica boala. Acest lucru va împiedica angajații să strige bolnavi, cu excepția cazului în care există un motiv medical - pentru a face acest lucru.
Utilizați timpul plătitÎn afara băncilor- Ora plătită în afara băncilor oferă lucrătorilor o sumă alocată de zile pentru boală, vacanță sau alte scopuri. Utilizarea unui timp plătit în afara băncii permite angajaților să -și folosească discreția pentru a face timp - Oprit.
Recompensați angajații conformi- Implementați un bolnav - Lasă politica de stimulare în cazul în care bonusurile în numerar sunt date celor care au absentism minim. Acest lucru va stimula nivelul de productivitate în timp ce va crea o cultură a companiei care încurajează lucrătorii să respecte regulile.
Încorporează un program de wellness- Deoarece există o legătură între boală și absentism, implementarea unui program de wellness ar putea fi o idee benefică. Dacă este posibil din punct de vedere financiar, oferiți un membru la sală sau oferiți o listă de resurse lucrătorilor care încurajează viața sănătoasă.
De ce contează un tracker de participare a angajaților
Un software eficient de ceas și de prezență a angajaților poate eficientiza munca, economisește bani și poate promova succesul companiei. Iatămotive importanteDe ce un tracker de prezență contează -
Dovedește capacitatea de a aborda problemele de prezență
Este important să vă asigurați că orice politici referitoare la timpul de pauză sau zilele bolnave nu sunt abuzate.
A avea un sistem de cronometrare eficient va ajuta managementul să abordeze orice preocupări persistente cu persoanele corespunzătoare.
Permite angajatorilor să se acomodeze cu lucrătorii la distanță
Utilizarea unui dispozitiv de urmărire a timpului angajaților gestionează timpul lucrătorilor la distanță și aplică responsabilitatea fără a fi excesiv de restrictivă.
Întreprinderile care doresc să economisească bani angajând lucrători la distanță pot fi siguri că productivitatea nu va fi afectată.
Asigură precizia salarizării
Un sistem de gestionare a prezenței este deosebit de util pentru menținerea exactității salarialelor. Împiedică plata accidentală sau plata în mod accidental non - scutiti pe oră, deoarece orele sunt calculate exact așa cum sunt introduse.
Promovează colectarea datelor reale - date de productivitate a timpului
Utilizarea unei metode fiabile pentru a colecta Real - Informații de prezență în timp arată cine este productiv și cine nu este.
O viziune exactă a nivelului de productivitate facilitează angajarea și programarea în funcție de nevoile fiecărui departament.
În timp, acest lucru poate economisi bani, deoarece întreprinderile vor angaja și programa pe baza datelor de productivitate fiabile, mai degrabă decât pe instinct.
Simplifică îndatoririle de salarizare HR
Dispozitivele de cronometrare permit lucrătorului să -și urmărească propriul timp în loc să se bazeze pe unul sau doi funcționari de salarizare pentru a gestiona întreaga sarcină.
Furnizează dovadă în cazul unui proces
Dispozitivele de timp colectează ceasul precis - în date care se dovedesc utile în cazul unui proces sau audit de la IRS.
Aceste informații pot fi utilizate ca dovadă în cazul în care un fost angajat încearcă să dea în judecată pentru salariile pierdute sau dacă statul susține că există conformitatea non - cu reglementările FLSA.
Concluzie
Iată care sunt principalele preluări pentru a ne aminti de sistemele de gestionare a timpului.
Alegeți sistemul de gestionare a timpului potrivit- decide ce dispozitiv este optim pentru nevoile companiei. Opțiunile includ ceasul cardului de pumn, ceasul digital, software -ul stației de timp, ceasul de amprentă sau un ceas de mână.
Amintiți -vă motivele utilizării ceasurilor de timp- Ceasurile de timp oferă o reprezentare exactă a orelor lucrate în timp ce gestionează cu exactitate informațiile de salarizare pentru personalul HR.
Cercetează beneficiile- Sistemele de gestionare a timpului Economisiți timp, bani, creșterea productivității și stimulează moralul la locul de muncă.
Cunoașteți și respectați regulile FLSA- Reguli de cercetare FLSA împreună cu reglementările de stat pentru a vă asigura că toate legile sunt respectate.
Strategizați pentru a preveni absentismul- Implementați politici care încurajează prezența. De exemplu, adoptați măsuri disciplinare pentru infractorii repetiți, încorporați un program de wellness sau necesită verificarea bolii.
Știți de ce utilizarea unui sistem de cronometrare contează- Printre alte beneficii, un sistem de gestionare a timpului crește precizia salarizării, îmbunătățește productivitatea, oferă înapoi - Up Clock - în date și simplifică lucrările de resurse umane.
